La crisis económica ha disparado el número de pymes viajeras. La diversificación internacional se ha convertido en la tabla de salvación para las grandes compañías españolas y también para sus hermanas más pequeñas (muchas, desconocidas para el gran público, llevan años exportando sus productos al exterior). Sea cual sea el tamaño, todas las empresas españolas que buscan suerte en el extranjero se enfrentan a una problemática común: el coste de sus viajes.
Aunque la tecnología ha multiplicado las vías de comunicación entre cliente y proveedor, el cara a cara sigue siendo insustituible (y también caro) en muchas ocasiones. La partida de viajes es, según el caso, la segunda o tercera más importante para el presupuesto de una empresa, tras la destinada a los salarios.
Es decir, se trata de un gasto crítico para la compañía (sobre todo, si es una pyme). Por este motivo, en un intento de optimizar al máximo sus gastos, algunas empresas se han decantado por prescindir de las agencias y organizar a través de la web sus viajes corporativos, un método cada vez más popular entre los particulares a la hora de planificar sus vacaciones.
¿Implica esta fórmula una mayor rentabilidad? La respuesta es que depende de las necesidades de cada uno. Lo que sí está claro es que cada euro se mima al máximo. “La crisis ha abierto los ojos sobre la importancia del viaje y su vinculación al crecimiento en la dirección de las empresas y, aunque se han reducido el gasto y la duración, si el viaje es imprescindible, no se cuestiona”, asegura Marcel Forns, director general de Gebta España, que aglutina a las principales agencias especializadas en viajes corporativos, con una facturación conjunta de 1.750 millones en 2009.
Travel manager
Según Gebta, por cada euro invertido en viajes, la empresa puede obtener una media de 12,5 euros en facturación y de 3,8 euros en beneficio. La clave es diseñar una política de viajes y cumplirla, analizando cada partida de gasto. En el caso de las pymes, donde todo el mundo hace de todo, no suele haber una persona encargada estrictamente de gestionar los viajes (travel manager), sino que esta función recae sobre los departamentos de compras y financiero.
En Europa, esta figura es común en compañías con un gasto en viajes de más de un millón de euros al año. Habitualmente, trabajan con agencias de viajes (y tarifas negociadas) y organizan de forma particular los trayectos de corta distancia porque ganar tiempo no siempre es sinónimo de eficiencia y ahorro.
La empresa LSolé, especializada en la generación de energía para uso industrial y de servicios mediante plantas de biomasa, realiza, por ejemplo, unos 70 viajes cada año a Latinoamérica, Centroamérica y Europa, con un presupuesto en viajes de más de 50.000 euros. En los desplazamientos largos, “utilizamos una agencia porque garantizan mejor servicio y servicios online, efectivos y económicos para trayectos cortos y medios”, subraya Llorenç Solé, su director financiero.
Un grupo muy viajado
Lácteos Martínez comenzó a escribir su historia en 1961, año en que Jesús Martínez y Justa González fundaron una quesería. Medio siglo después, desde la planta que la empresa tiene en Haro (La Rioja), se exportan productos como el queso de cabra Los Cameros a países como Reino Unido, Alemania, Bélgica, Rusia, EEUU y América Latina. La empresa familiar, que factura unos 11 millones de euros, comenzó a exportar sus productos hace una década y un 5% de sus ventas se realiza en el exterior.
Los viajes fuera de España superan la docena al año (uno por semana en territorio nacional). “Generalmente, visitamos casi todos los países en los que tenemos negocio y damos apoyo a nuestros clientes más importantes”, explica Sonia Martínez, directora comercial de la empresa. Si el destino es europeo, “lo organiza cada uno, con apoyo de los departamentos comercial y administrativo. Y, si es un país que requiere visado, recurrimos a una agencia de viajes”, añade Martínez. ¿La diferencia? En su opinión, “cuando lo preparas tú, hay mayor flexibilidad y menos tiempos muertos”. A corto plazo, Alemania, Venezuela (donde podrían abrir en 2012) y EEUU son los mercados prioritarios. “Viajar es lo más caro, pero a pesar de los avances tecnológicos, es necesario el cara a cara”, subraya.
Guía rápida para recortar costes
El viaje no es el problema, sino que puede ser la solución al desarrollo de su empresa, según la patronal Gebta.
Cuidado con los fees. Controle el coste de los servicios (una buena política de viajes puede ahorrar un 20% en esta partida), exija informes y mida resultados.
Concéntrese en mejorar el grado de cumplimiento de su política de viajes y reduzca los costes indirectos derivados de las gestiones administrativas.
Los billetes aéreos son el mayor gasto. Analice los precios medios por ruta y compare segmentos de varias aerolíneas.
No infravalore los ahorros que puede alcanzar si optimiza la gestión de la partida hotelera (hasta un 20%).
Procure asegurar que sus empleados viajen seguros y que son productivos. Conciba el viaje como una inversión y no deje su gestión en manos de cualquiera.
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